Görev Tanımı :

İl Özel İdaresinin karar organı olan İl Genel Meclisi ile Yürütme ve Karar organı olan İl Encümeni'nin iş ve işlemlerini yürütmek üzere Encümen Müdürlüğü oluşturulmuştur.

Alt Birimler:

İl Genel Meclisi Bürosu

İl Encümeni Bürosu

Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu

Köylere Yardım Bürosu



Meclis Bürosu:

İl Genel Meclis üyelerinin kayıt işlemlerinin yürütülmesi,

Meclis toplantı salonunun hizmete hazır tutulmasının sağlanması,

Meclis ve İhtisas Komisyonlarını çalışmalarına müteakip ödenecek huzur hakları ile ilgili puantajların hazırlanarak tahakkuk işlemlerinin yapılması

Meclis'in toplanması ile ilgili ilan ve duyuruların süresinde ilgililere ulaştırılmasının sağlanması,

Meclis toplantılarına ait gündem ve eklerinin divana düzenli bir şekilde sunulmasının sağlanması,

Meclis Başkanlığınca komisyonlara havale edilen tekliflerin seyrinin takip edilmesi,

Komisyonlardan düzenlenen raporların kaydının yapılarak rapor ve eklerinin çoğaltılması sağlanarak Meclis üyeleri ve ilgililere zamanında dağıtılmasının sağlanması,

Meclis oturumlarının ses veya görüntü kayıt cihazları ile kaydının yapılarak zapta geçirilmesinin sağlanması,

Zabıtlara, uygun olarak Meclis kararlarının yazılması, Meclis Katip ve Başkanına imzalatılması,

Meclis kararlarının Valiliğe süresi içerisinde sunulmasının sağlanması ve takibi,

Meclis kararlarının usulüne uygun olarak ilan edilmesi,

Meclis üyelerinin imza defterlerinin düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak,

Birimi ilgilendiren mevzuatın takibi ve uygulanmasının sağlanması,

Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapılması.


Encümen Bürosu:

Encümen gündeminin hazırlanması ve üyelere dağıtılması,

Encümen gündeminin Karar Defterine kaydedilmesi,

Encümene görüşülmek üzere gönderilen, ancak usul ve esas yönünden eksik olan belgelerin gerekçeleriyle birlikte ilgili birimlere geri gönderilmesi,

Encümen toplantıları konusunda ilgilileri haberdar ederek toplantı mekânının hazır bulundurulması,

İl Encümeni Üyelerinin huzur hakları işlemlerinin yürütülmesi,

Encümende alınan kararların varsa muhalefet şerhleriyle beraber Encümen Karar Defterine kaydedilmesi ve üyelere imzalattırılması,

Encümen kararı olarak işlemi tamamlanan dosyaların ilgili birimlere gönderilmesi,

Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapılması.


Basın ve Halkla İlişkiler Bürosu:

Meclisi sosyal aktivitelerine ilişkin programlarını yapmak ve organizasyonları sağlamak,
İl Genel Meclisi kararları ile Özel İdare bütçesinden yapılan tesislerin açılış programları ve tanıtımlarını yapmak.

İl Özel İdaresinin karar ve yürütme organları ile görsel ve yazılı basın ve yayın kuruluşları arasındaki ilişkilerin sağlanması,

Köşe yazıları, fotoğraflar ve basın yoluyla halkın yapmış olduğu istek ve şikayetlerin küpür halinde çoğaltılması ve bunları ilgili makam ve birimlere ulaştırılması,

İdare etkinliklerinin ve çalışmalarının fotoğraf ve film olarak kaydedilmesi ve arşivlenmesi,

İdareye ait alanlarda yapılacak çekim izinleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesi,

Halkının İdareden beklentileri ve istekleri ile hali hazır durumlarının belirlenmesi için kamuoyu araştırması yapması ve yaptırması,

Halkla ilişkiler konusunda idare personelinin eğitilmesi,

İdare faaliyetleri açısından halkın bilgilendirilmesinin sağlanması,

İdare ile vatandaş arasındaki iletişimin sağlanması, bu amaçla; İnternet üzerinden oluşturulmuş internet sitesine gelen iletilerin değerlendirilmesi,

Birimin hizmet alanı ile ilgili aylık faaliyet raporlarını hazırlamak ve raporları ilgili makamlara sunmak.

Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapılması.



Köylere Yardım Bürosu

Muhtarlıklardan ve birimlerden gelen Köy Yardımlarına ilişkin keşiflerin hazırlanması,

Yardım taleplerinin ilgili organlarına onayına sunumunun sağlanması,

Yardım malzemelerinin depolanacağı, teslim edileceği yerlerin belirlenmesinin ve gerekli önlemlerin alınmasının sağlanması,

Yardımların ilgililerine teslimi için gerekli işlemlerin yapılması,

Yapılan yardımların amacına uygun harcanıp harcanmadığının denetlenmesi,

Yılı içerisinde yapılan yardımlara ait icmal cetvellerini ilgili birimlere ulaştırılması,

Yıl sonunda stokların rapor edilerek ilgili birimlere sunulması

Amirlerin ve mevzuatın verdiği benzer nitelikteki diğer iş ve işlemlerin yapılması.